沟通如何突破地域限制?(第1页)
象工作例会这样简单至极的事现在几乎无法安排,而全体人员济上海包装设计济一堂也已成为昨日黄花。更加扁平化的企业结构使员工个人的自主权和职责范围大为扩大。如此一来,准确及时的信息就变得愈发重要,而信息的交流传递却变得愈发艰难了。
如果一个企业的人员散布在不同的地区,而且常常是不同的时区,那么他们的工作时间就会迥然不同。在这种情况下,应该如何保证企业内部的沟通与联系呢?
这一问题可以通过许多高科技手段得到解决。但是,麦克尼利斯集团(McNellis Group )行政总裁Jerry McNellis(编者译:麦克尼利斯)却采用了一种貌似平凡的方法,他用这种方法卓有成效地管理着分散在世界各地的十一个分部。麦克尼利斯创造了一种解决问题和制定规划的程序,他称之为“浓缩计划”。在他的公司中,培训师大部分人员都在家办公,大部分时间常驻在客户所在地。
报告三部曲
大约九年前,麦克尼利斯采用了一种叫做“5-15报告”的工作程序。此方法由巴塔哥尼亚公司(Patagonia)总经理Yvon Chouinard(编者译:施维纳)首创。Paul Hawken(编者译:霍肯)在他的《企业发展》一书中作了详细的说明。其方法是:每位职员每周须提交一份报告,报告必须能在十五分钟内写完,能够在五分钟内读完。根据霍肯 的介绍,报告共分三个部分:
1.简要叙述本人一周以来的工作情况
2.坦率地叙述本人的精神面貌及周围同仁的士气
3.一条针对本人工作、本部门或公司的改进建议
使用这种工作程序一段时间之后,麦克尼利斯发现报告的第三部分中很少出现有益的建议,而往往充斥空洞无物的官样文章。因此,他删掉了这一部分,但却保留了这一基本程序作为企业内部沟通的主要手段。
“在一个象我们这样人员分散的企业中,这个工作方法大有裨益。”麦克尼利斯说,“从我得到的信息反馈看,实施5-15报告程序后,我们的许多驻外人员都觉得和公司更加形同一体。对于全职人员,报告每周一份;而对于兼职人员和咨询顾问,则要求每月一份。报告一般在周一中午之前递交。因为我们的人员较少,所以每人都能得到所有报告的全套复印件。我们还把它们抄送给我们公司的主要业务单位、合资企业和重要客户,作为加强联系的一种办法。”
“5-15报告”中主要汇报客户中出现的情况,正在起草中的提案,可圈可点的会议,出现的问题和新的计划等。这种工作程序为员工提供了一个论坛,人们可以在这里分享成功经验,对同事表示慰问,寻求帮助,提出建议,发泄愤怒或传递一些大家感兴趣的信息。
这种报告体系还是维系员工之间私人关系的一个重要渠道。在正常情况下,员工们总会在咖啡厅或饮水器前进行一些信息交流。然而,当同事之间不能经常见面,这种交流机会也就荡然无存。在人员分散的企业里,失去这种交流机会将导致员工丧失集体归属感。
麦克尼利斯集团的内部报告中还有一个非常重要的内容,就是员工的个人生活,诸如孩子出生、亲属去世、同仁结婚等等。由于这种内容每周都有,而且人人均可读到,因此这种方法有效地加强了企业内部员工间的联系。
麦克尼利斯说:“这些年来,我们只有一次能够把企业的全体成员召集在一起,因为这需要调整每位员工的日程表,近乎蜀道之难,如此说来,我们的报告程序对于交流情况、分工协作就起到了极其重要的作用。对我们来说,聚在一起不仅花费不菲,而且会耽误许多宝贵的时间。所以,无需碰头就能够实现高效的交流与联系至关重要。”
设计这种报告体系是用来通报大家共同感兴趣的情况的,但麦克尼利斯却注意到:这种报告常常能够促使员工进行深层次的个人交流。他补充道:“我非常仔细地阅读这些报告,尤其是有关精神面貌的部分。我经常会对报告中的某些内容作出批示,然后发还给报告提交人,这样就形成了一个快速高效的反馈循环。”
信息共享
坚持使用这种报告的成效之一便是信息共享。企业里的每品牌形象策划一名成员都能得到全部报告,因此人人都可以平等地获得信息。
企业成员信息共享,而这些信息对不计其数的决策和工作都会产生影响。在这种信息的流动中,没有人会觉得自己被排除在社会和企业之外。人人都有机会谈论自己手头的工作,无论他们是在接待一个大客户,还是在研制一种新型文档系统,每个人的价值都会由此获得认可。
也许大型企业无法做到人手一套报告复印件。但毫无疑问,这个方法确保了员工间密切的联系。而且,任何难以召集全体人员到场的企业,都可以采纳此种方法,以保证有关企业和员工信息的沟通畅通无阻。
原文摘自The Innovation Network (www.Thinksmart.com)。The Innovation Network( Denver,CO 80216)1999年登记版权。朱小凡译。
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