提高会议效率(第1页)
3M Meeting Network(编者译:3M会议网络公司)的调查表明了会议的 3个主要趋势:
如今会议空前频繁。由于企业的决策权下放更多,人们意识到做好决策需要同事提供信息,而会议则不失为达此目的的上策。
会议越来越强调协作。“工作”会议注重协作和反馈,而不是单向地传达信息。在所有会议中,这种会议所占比例越来越高。
会议经常包括远程参与者。10年前,名副其实的全球企业少而又少,几乎没人听说过远程通讯,更没参加过远程会议。而今形势大变,多数人参加会议时,会发现经常会有人用电话或视频方式参加会议。
选择众多
上述趋势说明,未来的会议成功与否,一定程度上取决于会议中技术的应用。3M会议网络公司经理Michael Begeman(贝格曼)认为,现在有很多技术可用于开会。
为了理清各种技术选择,贝格曼设计了一个矩阵,将各种会议室技术与其最适用的会议类型一一匹配起来。贝格曼说,“多数人认为开会就是开会。这个矩阵会给大家一些不同的启发。”
这种矩阵将信息传达型会议与协作型会议区分开来。前者旨在向人们报告信息,后者则强调脑力激荡,达成共识并做出决策。同时它也将本地会议和远程会议区分开来。
“人们可以根据矩阵图来分配会议室设备的花费,”贝格曼说,“如果会议内容的80%是做报告,就应该用几台多媒体投影仪。如果80%的内容是与不同地点的与会人员进行远程讨论,那就该花钱买数据会议工具。”
传统的白板和挂图是协作型会议中两种最常用的工具。尽管它们的作用巨大,但传统白板存在一个致命缺陷。你很快就会写满它,想要继续的话,必须要等人们把上面的内容抄下来,否则擦掉后上面讲的信息全部丢失。
而电子白板可以省却烦琐的抄写任务,让你按着会议的节奏顺利进行下去。而且,电子白板因型号的不同,可以将白板上的笔记当场打印或在旁边的电脑中存档,以便以后打印和分发。在所有的会议室高科技工具中,电子白板应属于最实用、最方便的工具。
尽管协作型会议工具日显重要,但仍将有很多会议要你去讲故事,以说服或启发听众。
贝格曼指出,在这些会议中使用视觉辅助设备,听众则能记住更多的信息。“你应随时利用视觉辅助工具,而不光是站着说话”。
这类工具包括简单的讲义、录像带、投影胶片、35毫米幻灯片,或电脑多媒体演示,用投影仪或大屏幕显示。但这些技术并非都适用于每次会议或每个演讲者。
“技术应能增强演讲人的信心,而不能让他感到紧张不安,”贝格曼说,“如果利用技术的效果适得其反,那就得不偿失。”
缺少技术的话,要举行远程会议难如登天。对于小规模协作型会议,使用电话和视频会议系统是最常见的选择上海样本设计。其中尤以电话会议最常用,因为电话会议系统使用简便,且成本较低。最新的电话会议系统还能达到让远程会议参加者如临其境的效果。
不过视频会议系统另有一个重要功能,那就是能让与会人员看到非言语信息。它还能加快决策过程。如果与会者需要建立某种联系,或处理冲突或争议时,面对面的视频会议便显得价值无比。
主要衡量标准
多媒体投影仪、视频会议系统等会议设备意味着巨额投资。所以要避免它们成为华而不实的装饰品,惟一方法就是谨慎规划和产品研究。
3M公司有一种试验标准,可以检测会议室工具是否合用。这种标准就是 技术必须简单实用。
“Cyber Meeting: How to Link People and Technology in Your Organization”(网络会议:企业中人和技术的联系)一书的作者之一James Creighton(克雷顿)则更进一步,他认为,会议室技术只有在发展到象电话或投影仪一样人们可以随意使用时,才能被人们广为接受。
“我们的一位朋友曾为一家日本公司设计了一间未来会议室,”他回忆道,“每个座位前面的桌子上都安有一部电脑。每个人都有一支红外线笔,可以在自己的位子上往白板上写字。但当大家真的很激动时,就会抓着水笔跑到白板或卡片薄前写个不停。原因是他们根本忘记了技术的存在,一心只在想点子。”
会议顾问、主持人和演说家Jana Kemp(凯洁娜)补充说,会议室技术的一个最大误区就是装备的技术超出自己的需要。
她的建议是:“使用能帮你达到会议目的的工具,数量不在多,只需必要的工具就可以。”
克雷顿补充说,“如果连如何开会的基本培训都没参加过,就斥巨资购置这些技术,那是非常愚蠢的。”
我们正进入一个协作型会议的时代。正如Breakthrough Business Meetings(商务会议突破)一书的作者Robert Levasseur(莱弗索)所说,“技术本身力量无比,但如果人们不懂如何召开协作型会议,也不会给他们带来多大益处。”
原文摘自 Presentations杂志,1998年7月号。Bill Communications, Inc.公司1998年登记版权。沈浩云译。
作者Jon Hanke是Presentations杂志的高级编辑。
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